Tặng Harry, Oliver, Doris, John, Andy, và, trên tất cả, Liz!

LỜI GIỚI THIỆU

Câu chuyện về khoa học năng suất đã được bắt đầu vào mùa hè năm 2011, khi tôi nhờ người bạn của mình một việc.

Khi đó, tôi sắp hoàn thành một cuốn sách về thần kinh học và tâm lý học của quá trình hình thành thói quen. Tôi đang bước vào các công đoạn cuối cùng, quay cuồng với quá trình viết − hàng loạt các cuộc điện thoại, viết lại trong hoảng loạn, rồi sửa đổi vào phút cuối − và cảm thấy như mỗi ngày mình bị tụt lại phía sau một xa hơn. Vợ tôi, người cũng làm việc toàn thời gian, vừa mới sinh đứa con thứ hai. Tôi là một phóng viên điều tra tại New York Times, ban ngày chạy theo những câu chuyện và đêm xuống gõ lại các trang sách. Cuộc sống của tôi là một guồng quay của những danh sách những việc cần làm, những e-mail cần trả lời ngay lập tức, những cuộc họp vội vã và những lời xin lỗi vì đến trễ.

Giữa tất cả những cuộc chạy đua hối hả này − dưới chiêu bài xin một vài lời khuyên nhỏ về xuất bản − tôi đã gửi vài dòng cho tác giả mà tôi ngưỡng mộ, người bạn của một đồng nghiệp tại Thời báo New York. Tác giả 46 tuổi này dường như đã có tất cả mọi thứ. Ông là nhà văn của một tạp chí uy tín đồng thời là bác sĩ phẫu thuật nổi tiếng tại một bệnh viện hàng đầu quốc gia. Ông là phó giáo sư tại Đại học Harvard, cố vấn của Tổ chức Y tế Thế giới và là nhà sáng lập tổ chức phi lợi nhuận chuyên cung cấp các thiết bị phẫu thuật cho những vùng còn thiếu thốn về y tế trên thế giới. Ông đã viết ba cuốn sách − đều là các cuốn sách bán chạy nhất − đã kết hôn và có ba con. Năm 2006, ông đã được trao giải thưởng “Thiên tài” MacArthur* − và đã quyên tặng giải thưởng 500.000 đô-la để từ thiện.

Một số người tỏ ra đạt được năng suất cao trong công việc, với bản lý lịch ấn tượng cho đến khi bạn nhận ra tài năng lớn nhất của họ chính là tiếp thị bản thân. Lại có những người, như tác giả này, dường như tồn tại trên một mặt phẳng khác mà ở đó họ gặt hái được nhiều thành tựu. Những bài báo của ông vừa sắc sảo vừa hấp dẫn, và như mọi người nói, ông là bác sĩ tài ba trong phòng phẫu thuật, nỗ lực vì bệnh nhân và là một người cha tận tụy. Bất cứ khi nào được phỏng vấn trên truyền hình hoặc đài phát thanh, ông đều tỏ ra bình tĩnh, thoải mái và sâu sắc. Các thành tựu của ông về y học, viết lách và sức khỏe cộng đồng đều rất quan trọng và thực tế.

Tôi đã gửi e-mail cho ông để xin một cuộc hẹn. Tôi muốn biết làm thế nào ông có thể đạt được năng suất như vậy. Bí quyết của ông là gì? Và nếu học được nó, liệu tôi có thể thay đổi được cuộc sống của chính mình không?

“Năng suất” có nghĩa khác nhau tùy từng bối cảnh. Một người có thể dành một giờ để tập thể dục buổi sáng trước khi đưa con đến trường và cho rằng hôm đó là ngày thành công. Người khác có thể dùng thời gian đó chỉ để nhốt mình trong văn phòng, trả lời các e-mail, gọi điện cho một vài khách hàng và cũng cảm thấy hài lòng. Một ngày cuối tuần năng suất rất khác một ngày làm việc năng suất.

Năng suất, nói một cách đơn giản, là tên gọi cho những nỗ lực của mỗi người trong việc tìm ra những cách thức tối ưu để sử dụng năng lượng, trí tuệ và thời gian ít nhất có thể khi cố gắng đạt được điều gì. Nói cách khác, đó chính là hoàn thành công việc mà không phải hy sinh tất cả những gì chúng ta quan tâm.

Tác giả ấy dường như đã giải quyết khá tốt việc này. Vì vậy, tôi đã gửi e-mail đến ông.

Vài ngày sau, ông gửi e-mail lại bày tỏ sự hối tiếc. “Tôi ước tôi có thể giúp được anh,” ông viết, “nhưng tôi cũng đang rất bận.” Ngay cả ông dường như vẫn có những giới hạn. “Tôi hy vọng anh sẽ hiểu.”

Cuối tuần đó, tôi đã nhắc đến cuộc trao đổi này với người bạn chung của chúng tôi. Tôi đã bày tỏ rõ ràng rằng tôi không thất vọng − bởi trên thực tế, tôi ngưỡng mộ sự tập trung của tác giả. Tôi tưởng tượng ra những ngày làm việc ông dành để chữa bệnh, giảng dạy sinh viên y khoa, viết báo và tham mưu cho tổ chức Y tế lớn nhất thế giới.

“Không,” người bạn của tôi nói rằng tôi đã hiểu sai. Tác giả chỉ đột nhiên bận rộn trong tuần đó bởi ông đã mua vé tới một chương trình nhạc rock với các con. Và sau đó, ông có một kỳ nghỉ ngắn với vợ.

Thực tế, tác giả đã nói với người bạn của chúng tôi rằng tôi nên gửi lại e-mail cho ông một lần nữa vào cuối tháng đó, khi ông có thời gian.

Ngay lúc đó, tôi đã nhận ra hai điều:

Thứ nhất, rõ ràng tôi đã làm điều gì đó sai vì tôi không nghỉ một ngày nào trong suốt chín tháng qua. Thực tế, tôi dần lo lắng rằng nếu được lựa chọn giữa cha chúng và người giữ trẻ, các con tôi sẽ chọn người giữ trẻ.

Thứ hai, quan trọng hơn cả, có những người biết làm thế nào để năng suất hơn. Tôi chỉ cần thuyết phục họ chia sẻ những bí quyết đó với tôi.

* * *

Cuốn sách này là kết quả những cuộc điều tra của tôi về cơ chế hoạt động của năng suất và nỗ lực của tôi trong việc tìm hiểu lý do vì sao một số người và một số công ty lại đạt được năng suất cao hơn nhiều so với những người khác và những công ty khác.

Kể từ khi liên lạc với một tác giả cách đây bốn năm, tôi đã tìm đến các nhà khoa học, các doanh nhân, các quan chức chính phủ và các chuyên gia về năng suất khác. Tôi đã nói chuyện với những người đứng sau bộ phim Frozen, và tìm hiểu cách họ tạo ra một trong những bộ phim thành công nhất trong lịch sử dưới áp lực về thời gian vô cùng lớn − và cách tránh được một bộ phim thảm họa trong gang tấc − bằng cách tích cực bồi dưỡng áp lực về sáng tạo cho đội ngũ của họ. Tôi đã nói chuyện với các nhà khoa học dữ liệu ở Google và các nhà biên kịch của Saturday Night Live1, những người nói rằng các nhóm ở cả hai tổ chức đạt được thành công, một phần vì họ đều tuân theo một chuỗi các quy tắc bất thành văn khuyến khích sự ủng hộ cũng như chấp nhận những rủi ro. Tôi đã phỏng vấn các đặc vụ FBI, những người nói với tôi rằng họ đã giải quyết một vụ bắt cóc nhờ vào các nguyên tắc quản lý linh hoạt và một văn hóa chịu ảnh hưởng từ một nhà máy ô tô cũ. Tôi đã lang thang khắp các sảnh của các trường công lập ở Cincinnati và thấy một sáng kiến cải thiện giáo dục đã thay đổi cuộc sống của các học sinh như thế nào bằng một cách, thật nghịch lý, đó là khiến thông tin trở nên khó tiếp thu hơn.

Khi nói chuyện với mọi người − các nhà thần kinh học, những người chơi poker, các nhà tâm lý học, các phi công, các tướng lĩnh trong quân đội, các giám đốc điều hành và các nhà khoa học nhận thức – tôi bắt đầu hiểu ra vấn đề. Tôi nhận thấy mọi người liên tục đề cập đến một số khái niệm. Từ đó, tôi tin rằng những ý tưởng này là cốt lõi, giải thích vì sao một số người và một số công ty lại đạt được nhiều thành tựu đến thế.

Vì thế, cuốn sách này được chia thành tám chương, mỗi chương khám phá một ý tưởng có mức độ quan trọng khác nhau trong việc thúc đẩy năng suất. Một chương chia sẻ về việc làm thế nào cảm giác kiểm soát có thể tạo ra động lực, và làm thế nào quân đội có thể khiến những thanh niên không có định hướng trở thành những lính thủy quân lục chiến thực thụ bằng cách dạy cho họ những lựa chọn “thiên về hành động”. Một chương khác xem xét việc làm thế nào chúng ta duy trì được sự tập trung bằng cách xây dựng các mô hình tư duy − và các câu chuyện mà một nhóm phi công tự nhủ để ngăn chặn việc 440 hành khách rơi khỏi bầu trời.

Các chương của cuốn sách này chỉ ra cách chính xác để thiết lập mục tiêu − bằng cách nắm bắt cả những tham vọng lớn và những mục tiêu nhỏ − và vì sao các nhà lãnh đạo của Israel bị ám ảnh bởi những mong muốn sai lầm khi cuộc chiến Yom Kippur đã cận kề. Các chương đưa ra tầm quan trọng của việc ra quyết định bằng cách hình dung về tương lai với rất nhiều khả năng chứ không phải bám víu vào những gì bạn hy vọng sẽ xảy ra, và một phụ nữ đã sử dụng kỹ thuật đó ra sao để thắng giải vô địch poker quốc gia. Các chương mô tả cách một số công ty hàng đầu ở thung lũng Silicon trở thành những gã khổng lồ bằng cách bỏ qua những lợi ích hấp dẫn và những nhà ăn đẹp đẽ − thay vào đó xây dựng văn hóa hỗ trợ nhân viên khi gặp khó khăn.

Kết nối tám ý tưởng này là một nguyên tắc cơ bản mạnh mẽ: Năng suất không phải là làm việc nhiều hơn hoặc đổ mồ hôi công sức nhiều hơn. Nó không chỉ đơn giản là kết quả của việc dành nhiều thời giờ hơn ở bàn làm việc hay chịu những hy sinh lớn.

Thay vào đó, năng suất là đưa ra những lựa chọn nhất định. Cách chúng ta lựa chọn để nhìn nhận bản thân và định hình các quyết định phải đối mặt hằng ngày; những câu chuyện chúng ta nói với các đồng nghiệp và các mục tiêu dễ dàng đạt được mà chúng ta bỏ qua; ý thức về cộng đồng mà chúng ta xây dựng giữa các thành viên trong nhóm; văn hóa sáng tạo mà chúng ta thiết lập khi lãnh đạo: Đây là những điều phân biệt sự bận rộn đơn thuần với năng suất thực sự.

Ngày nay, chúng ta sống trong một thế giới mà ở đó chúng ta có thể giao tiếp với các đồng nghiệp bất cứ lúc nào, truy cập các tài liệu quan trọng bằng điện thoại thông minh, nắm bắt các sự kiện chỉ trong vòng vài giây và gần như bất kỳ sản phẩm nào cũng đều có thể được giao đến tận nơi trong vòng 24 giờ. Các công ty có thể thiết kế các đồ dùng ở California, thu thập đơn hàng từ các khách hàng ở Barcelona, gửi bản thiết kế qua e-mail tới Thâm Quyến và theo dõi việc giao hàng từ bất cứ nơi nào trên thế giới. Các bậc cha mẹ có thể tự động đồng bộ hóa lịch trình của gia đình, thanh toán hóa đơn trực tuyến khi ở trên giường, nhờ một người lạ đi mua hàng tạp hóa và định vị điện thoại của con cái mình chỉ một phút sau lệnh giới nghiêm. Chúng ta đang trải qua một cuộc cách mạng kinh tế và xã hội sâu sắc, bằng nhiều cách, như những cuộc cách mạng nông nghiệp và công nghiệp ở các thời đại trước.

Những tiến bộ trong truyền thông và công nghệ đáng lẽ phải khiến cuộc sống của chúng ta trở nên dễ dàng hơn. Thay vào đó, dường như chúng lại đang lấp đầy một ngày của con người bằng nhiều công việc và áp lực hơn.

Một phần vì chúng ta đã quá chú trọng đến những đổi mới sai lầm. Chúng ta chỉ chăm chăm vào những công cụ tạo ra năng suất, thay vì những bài học chứa đựng trong đó. Tuy nhiên, có một số người đã tìm ra cách làm chủ thế giới đang thay đổi này. Một số công ty đã phát hiện ra cách để tìm ra các lợi thế giữa những thay đổi chóng mặt này.

Giờ đây chúng ta biết năng suất thực sự hoạt động như thế nào. Chúng ta biết những lựa chọn nào là quan trọng nhất và mang thành công đến gần hơn. Chúng ta biết làm thế nào để thiết lập các mục tiêu, để có thể thực hiện những mong muốn táo bạo; làm thế nào điều chỉnh lại các tình huống thay vì nhận ra các vấn đề, chúng ta chọn ra những cơ hội tiềm ẩn; làm thế nào để mở rộng tâm trí với những sự kết nối sáng tạo và mới mẻ; làm thế nào để học nhanh hơn bằng cách làm chậm lại dòng chảy dữ liệu thần tốc xung quanh chúng ta.

Cuốn sách nói về việc làm thế nào để nhận ra những lựa chọn, vốn có khả năng tiếp thêm nhiên liệu cho năng suất đích thực. Đây là một cẩm nang về những nghiên cứu, những chiến thuật và những cơ hội làm thay đổi cuộc sống. Có những người đã học được cách để thành công hơn với ít nỗ lực hơn. Có những công ty tạo ra nhiều điều tuyệt vời hơn với ít sự lãng phí hơn. Có những nhà lãnh đạo đã thay đổi được những người xung quanh họ.

Đây là cuốn sách nói về việc làm thế nào để trở nên thông minh hơn, nhanh hơn và giỏi hơn trong tất cả mọi việc bạn làm.

− Charles Duhigg

***

Huấn luyện cơ bản,

Sự trỗi dậy của những lính thủy quân lục chiến và ý thức làm chủ

Robert lên kế hoạch tổ chức sinh nhật lần 60 của mình bằng một chuyến đi kéo dài 29 ngày tới Nam Mỹ cùng vợ ông, bà Viola. Đầu tiên, họ sẽ tới Brazil và Chile rồi băng qua dãy Andes để tới Bolivia và Peru. Lịch trình của hai người gồm các chuyến tham quan những tàn tích của người Inca, đi thuyền trên hồ Titicaca, thăm chợ phiên bán đồ thủ công và đi xem các loài chim.

Robert đã nói đùa với những người bạn trước khi đi rằng kỳ nghỉ này có vẻ không suôn sẻ. Ông cũng đã lường trước rằng sẽ phải gọi điện trao đổi công việc với thư ký của mình. Trong hơn nửa thế kỷ qua, Robert Philippe đã biến một trạm xăng nhỏ thành một đế chế sản xuất linh kiện ô tô ở vùng quê Louisiana nhờ sự cần mẫn, uy tín và tài xoay xở của mình. Ngoài công ty linh kiện ô tô, ông còn sở hữu một công ty hóa chất, một công ty cung cấp giấy và một công ty bất động sản. Giờ đây, ở độ tuổi 60, bà Viola đã thuyết phục ông gác lại công việc để dành một tháng đặt chân tới một vài đất nước, những nơi mà ông ngờ rằng khó tìm được một chiếc ti vi chiếu trận đấu bóng bầu dục giữa đội LSU và Ole Miss.

Robert2 thường hay nói rằng chẳng có con đường đất hay ngóc ngách nào dọc suốt vùng bờ vịnh này mà ông chưa ghé qua để mở rộng kinh doanh. Cùng với việc phát triển Tập đoàn Philippe, Robert đã nổi tiếng khắp vùng vì kéo được những thương nhân thành thị từ New Orleans và Atlanta tới những quán bar tồi tàn và ngăn họ rời khỏi quán cho đến khi chén sạch những dẻ sườn và uống cạn chỗ rượu. Trong khi ai cũng chịu những cơn đau đầu vì rượu vào sáng hôm sau thì Robert sẽ thuyết phục họ ký những bản hợp đồng trị giá hàng triệu đô-la. Những nhân viên pha chế ở quầy bar luôn biết phải rót cho ông soda trong khi đó lại phục vụ cocktail cho những nhân vật quan trọng kia. Nhiều năm rồi Robert thậm chí còn chẳng đụng tới một giọt rượu nào.

Ông còn là hội viên Đoàn các Thánh Tử đạo (Knight of Columbus) và Phòng Thương mại, (Chamber of Commerce) cựu chủ tịch Hiệp hội Bán sỉ Linh kiện ô tô Louisiana và Ủy ban cảng Baton Rouge, chủ tịch một ngân hàng địa phương, nhà quyên góp trung thành cho bất cứ đảng phái chính trị nào có khả năng cao sẽ cấp phép kinh doanh cho ông vào thời đó. “Anh chắc chắn chưa bao giờ gặp ai yêu công việc nhiều như ông ấy,” con gái ông, Roxann, đã nói với tôi như vậy.

Robert và Viola đã lên kế hoạch cho chuyến đi tới Nam Mỹ này trong nhiều tháng. Nhưng khi họ hạ cánh ở La Paz, Robert bắt đầu cư xử lạ lùng, Viola cảm giác như chồng mình có vẻ say xỉn. Ông bước đi lảo đảo ở sân bay và phải ngồi xuống để thở ở khu nhận hành lý. Khi một đám trẻ con đến gần xin tiền, Robert ném mấy đồng tiền lẻ vào chân chúng và cười lớn. Trên ô tô về khách sạn, Robert bắt đầu nói to và cứ thế độc thoại dông dài về các nước ông đã đến và sự hấp dẫn của những phụ nữ ở đó. Viola nghĩ rằng nguyên nhân có thể là do độ cao. Ở độ cao 12.000 feet (hơn 4.000m) so với mực nước biển, La Paz là một trong những thành phố cao nhất trên thế giới.

Về tới khách sạn, Viola nài nỉ Robert chợp mắt một lúc nhưng ông không chịu. Ông muốn ra ngoài đi lại. Trong một tiếng đồng hồ sau đó, ông đã diễu quanh thị trấn, mua một ít đồ nữ trang rẻ tiền và nổi cơn thịnh nộ bất cứ khi nào người bản địa không hiểu được tiếng Anh. Cuối cùng ông cũng đồng ý về khách sạn rồi ngủ thiếp đi, nhưng thức giấc liên tục vào buổi đêm vì nôn ói. Sáng hôm sau, ông cảm thấy đầu óc váng vất nhưng lại giận dữ khi Viola bảo ông nghỉ ngơi. Cả ngày thứ ba sau đó ông chỉ nằm một chỗ. Vào ngày thứ tư, Viola cho rằng thế là quá đủ và quyết định rút ngắn lại chuyến đi.

Trở về nhà ở Louisiana, Robert cảm thấy khá hơn. Chứng rối loạn đỡ dần và ông cũng thôi nói năng linh tinh. Tuy nhiên, vợ con ông vẫn không khỏi lo lắng. Robert khá đờ đẫn và không chịu ra khỏi nhà trừ khi bị buộc phải đi. Viola những tưởng chồng mình sẽ lao đến văn phòng để tiếp tục công việc ngay khi trở về từ chuyến đi nhưng suốt bốn ngày sau đó, ông cũng không trao đổi nhiều với thư ký. Khi Viola nhắc ông rằng mùa săn hươu sắp đến và ông cần lấy bằng thì Robert nói ông định năm nay sẽ từ bỏ việc đó. Bà đã gọi cho một bác sĩ. Ngay sau đó, họ lái xe tới phòng khám Ochsner ở New Orleans.3

Vị trưởng khoa thần kinh, tiến sĩ Richard Strub, đã tiến hành một loạt xét nghiệm. Các dấu hiệu sinh tồn hoàn toàn bình thường. Kết quả kiểm tra máu không cho thấy điều gì bất thường. Không có dấu hiệu của nhiễm trùng, bệnh tiểu đường, đau tim hay có dấu hiệu đột quỵ. Robert hiểu rõ những gì báo chí viết hôm đó và có thể kể về tuổi thơ một cách rành rọt. Ông còn kể lại một truyện ngắn. Thang đánh giá Wechsler Adult Intelligence Scale** cũng cho thấy chỉ số IQ của ông ở mức cao.

“Anh có thể kể về công việc kinh doanh của mình không?,” tiến sĩ Strub hỏi.

Robert giải thích về cách tổ chức công ty và chi tiết một số hợp đồng họ vừa giành được.

“Vợ anh nói rằng anh đang cư xử rất khác thường,” tiến sĩ Strub nói.

“Ồ phải,” Robert đáp lại. “Gần đây tôi dường như không được nhanh nhẹn và nhiều năng lượng như trước.”

Mời các bạn đón đọc Thông Minh Hơn, Nhanh Hơn, Giỏi Hơn của tác giả Charles Duhigg.